Tutorial de primer uso

Este tutorial supone que ya tiene una base de datos privada correctamente configurada. Si todavía no está utilizando una base de datos privada puede ver cómo configurarla aquí.
Al abrir el programa nos encontramos la pantalla principal de Vacacional premium.
Podemos dividir esta pantalla en distintas secciones que se han identificado con una numeración y distintos colores
  1. Barra de herramientas. Desde aquí podremos acceder a los calendarios, cambiar la configuración del programa o acceder a esta ayuda.
  2. Secciones del programa. El programa tiene tres secciones diferentes Empleados, Turnos y Calendarios. Pinchando en cada uno de estos botones podremos navegar por las distintas secciones.
  3. Area Central. En este área se mostrarán los datos referentes a la sección que estemos viendo. Desde esta area podremos gestionar los empleados, turnos y calendarios del programa.
  4. Arbol. Aquí se mostrará un arbol con los elementos relativos a la sección que esté activa.
  5. Lista de tareas. En esta zona se mostrarán las tareas específicas que se pueden realizar en cada una de las secciones del programa.

Crear trabajadores

Para crear los trabajadores de la empresa lo primero que debemos hacer es acceder a la sección de trabajadores pulsando sobre el botón Trabajadores. Una vez hecho esto, el programa cargará en el área central un listado con los trabajadores que ya tengamos creados.
Podemos crear un trabajador desde varios sitios en el programa. En la lista de tareas tenemos la tarea Añadir Nuevo Trabajador y pulsando con el botón derecho sobre el área central o sobre el árbol aparecerá un menú contextual donde aparecerá la opción Añadir.
Al pulsar sobre el botón Añadir Nuevo Trabajador se nos abrirá una ventana para introducir los datos del trabajador.
Desde esta ventana podremos rellenar todos los datos del empleado. También podremos asignarle un departamento al usuario. Si queremos asignar un departamento que todavía no hemos creado pulsaremos sobre el botón y podremos crearlo en este momento.
También es importante que definamos correctamente la fecha de alta y fecha de baja del empleado para que posteriormente se calculen las vacaciones y horas de convenio de manera correcta.
Al pulsar el botón Guardar esta ventana se cerrará y veremos que en la ventana principal ya aparece el trabajador que acabamos de crear aparece en el área central y en el árbol de usuarios.

Crear y modificar turnos

Para gestionar los turnos del programa lo primero que debemos hacer es acceder a la sección pulsando sobre el botón Turnos. Una vez hecho esto, el programa cargará en el área central un listado con los turnos que ya tengamos creados.
El programa ya tiene una serie de turnos predefinidos pero también tenemos la posibilidad crear nuevos turnos o modificar los ya existentes. De igual manera que con los trabajadores podremos crear o modificar turnos tanto desde la lista de tareas como pulsando con el botón derecho sobre el área central o sobre el árbol de turnos.
Desde esta ventana configuraremos nuestro turno de la manera que deseemos. Le asignaremos un nombre y un color con el que podamos identificarlo posteriormente. También es importante que definamos las horas que se trabajarán en el turno para que posteriormente el programa pueda calcular el total de horas trabajadas por un empleado. Si por el contrario lo que deseamos es crear un turno de vacaciones lo que haremos será marcar la opción Turno de vacaciones e indicarle que son 0 horas trabajadas.
También podemos indicarle al programa el número de tramos que tendrá nuestro turno y las horas de entrada y salida de estos tramos. Estos datos no son obligatorios para el programa y son meramente informativos para los usuarios del programa.

Crear y modificar calendarios

Para gestionar los calendarios del programa lo primero que debemos hacer es acceder a la sección pulsando sobre el botón Calendarios. Una vez hecho esto, el programa cargará en el área central un listado con los calendarios de los departamentos y los trabajadores.
Si nos fijamos en la primera columna del área central vemos dos iconos distintos . El primero significa que existe un calendario creado y el segundo que todavía no se ha creado el calendario. En la captura de arriba significaría que hay un calendario creado para 2012, pero no hay calendario ni para el departamento INFORMÁTICA, ni para el trabajador JUAN MARTINEZ.
Lo primero que hay que entender es que Vacacional Premium utiliza los calendarios de manera jerárquica. Esto significa que el calendario más general será el del año actual (2012), el segundo más general será el del departamento y por último estará el calendario del trabajador. Por lo tanto si queremos crear un calendario para el empleado JUAN MARTINEZ el programa tomara como base el calendario de su departamento (INFORMÁTICA) y si el departamento tampoco tiene un calendario asociado tomará como base el calendario general del año (2012).
Por lo tanto lo primero que deberemos hacer será configurar el calendario general del año con la información común a todos los departamentos (fiestas nacionales, vacaciones, horas de convenio, etc...). De esta manera cuando creemos los calendarios específicos de departamentos y trabajadores ya tendremos esta información insertada.
En la ventana podremos ver en el centro el calendario de todo el año coloreado con los códigos de color del turno que tienen asignado. En la parte derecha tenemos los controles para ver los calendarios de los departamentos y tradores mientras que en la parte izquierda tenemos un listado con los turnos del programa. En este listado de turnos también se muestran los días que se han asignado a cada turno y el total de horas de este turno. Por último en la parte de abajo de la ventana podemos ver un resumen de las horas trabajadas en el año.
El primer paso será configurar los días de vacaciones y horas de convenio de la empresa. Posteriormente marcaremos en el calendario la información que sea común a todos los departamentos de la empresa como días festivos, etc...
Para modificar el calendario lo que haremos será:
  1. En el listado de turnos pinchamos sobre el turno que queremos asignar.
  2. Pinchamos sobre el día del calendario que queremos cambiar.
También existen otros métodos de editar el calendario de manera más rápida:
  • Para asignar todos los días de una semana hacemos doble click sobre un día de esa semana.
  • Para asignar un día de la semana (Lunes, Martes,...) a todo el mes hacemos click sobre el nombre del día.
  • Para asignar un día de la semana (Lunes, Martes,...) a todo el año hacemos doble click sobre el nombre del día.
A la hora de asignar vacaciones podemos elegir si se contarán días naturales o si solamente se contarán días laborables. De esta manera si asignamos vacaciones a toda una semana solamente se marcarán como vacaciones los días laborables.
Este es el final del Tutorial de Vacacional Premium. Si todavía tiene dudas sobre el funcionamiento del programa puede consultar nuestra Ayuda o ponerse en contacto con nosotros a través del formulario de contacto.